Sviluppare un sistema per abbattere i costi e adattabile a qualsiasi futuro CRM

Sviluppare un sistema per abbattere i costi e adattabile a qualsiasi futuro CRM

Rubrica curata dagli sviluppatori Blazar Group

Cristian ricopre il ruolo di CRM Senior Solution Developer e incarna appieno ciò che in Blazar definiamo consulenza di valore. Nell’articolo che ha scritto, Cristian racconta come ha trasformato l’esigenza del cliente in una storia di successo

Durante l’analisi dei dati del CRM aziendale, prevista per la preparazione alla migrazione verso un nuovo CRM, si è manifestata la necessità di verificare, ed eventualmente bonificare, tutti gli indirizzi di clienti e rivenditori presenti sulla piattaforma attuale. Tale necessità deriva dalla presenza di alcune anomalie e carenze nella struttura degli indirizzi (che avrebbero impedito l’inserimento e la gestione nel nuovo applicativo) ma anche dalla volontà di arricchire l’indirizzo con parti mancanti, importanti parametri quali le coordinate geografiche (utili a calcolare la distanza dal rivenditore più vicino) e un indicatore di precisione e qualità dell’indirizzo, in grado di escludere, con un semplice filtro nella ricerca del CRM, indirizzi poco attendibili a cui un eventuale spedizione di materiale promozionale darebbe esito negativo.

Rivenditore di Santa Monica Blvd, Los Angeles, CA 90025, Stati Uniti

Un’operazione manuale è stata esclusa fin dal principio: considerando un database formato da circa 3,5 milioni di indirizzi di varie parti del mondo (comprese aree con alfabeti non occidentali) i costi e i tempi sono indefinibili.

La parte business dell’azienda ha iniziato a valutare un insieme di soluzioni commerciali, ma i costi, e in qualche caso anche i tempi, non erano a loro favore. Così si sono rivolti alla parte IT, chiedendo una consulenza tecnica sulla gestione del problema. Nel corso di una riunione, osservando l’efficienza di Google Maps nel ricavare un indirizzo partendo da un’informazione anche parziale e approssimativa, ho capito che i servizi Google erano sicuramente la soluzione più rapida e immediata al problema. Dopo aver ottenuto la fiducia del cliente sulla proposta, anche se ancora in fase di analisi, la riunione è diventata una sessione di sviluppo coordinata con i responsabili interni del CRM. Insieme, attraverso uno sviluppo di test, abbiamo sottoposto alle API di Google vari casi di indirizzi incompleti o di dubbia validità, ottenendo una response con un indirizzo completo in tutte le sue componenti e con indice di affidabilità dello stesso, sia per casi italiani che di altri stati europei e americani.

Si è dimostrata fin da subito la migliore soluzione al problema e i costi di chiamata ai servizi Google sono sembrati accettabili. Considerando le scontistiche per grandi volumi e il cambio euro-dollaro, il costo per chiamata era ben al di sotto dei 5 centesimi di euro (esattamente tra i 3 e i 4) mentre i preventivi parlavano di cifre dalle 4 alle 10 volte superiori, senza aggiungere nulla alla qualità di quanto ottenuto, a parte la comodità di una soluzione “chiavi in mano”.

 

Abbiamo quindi definito i requisiti per lo sviluppo.

La soluzione avrebbe dovuto:

 

1) Prendere in carico gli indirizzi del CRM, divisi per country di appartenenza. Inserirli formattati adeguatamente in un’apposita tabella di appoggio (su un database dedicato), mantenendo un riferimento alla chiave primaria del CRM e di tutti i parametri necessari al nostro nuovo processo.

 

2) Attraverso l’interfaccia utente dell’applicativo di gestione della normalizzazione, l’operatore seleziona la country preparata al punto 1, visualizza il numero di indirizzi da normalizzare e quindi può avviare il processo. Una volta avviato, la barra visualizza l’andamento e il tempo necessario, e il processo prosegue in background. Resta inteso che in caso di blocco del processo, sia da parte dell’operatore che per motivi tecnici, lato client o server, gli indirizzi fino a quel momento elaborati non dovranno più essere riprocessati. Questo per fornire al cliente la certezza di una singola chiamata per ciascun indirizzo, in modo da poter preventivare facilmente i costi e avere successivamente un feedback lato applicazione del numero totale di chiamate effettuate.

 

3) Il risultato della normalizzazione non viene scritto direttamente nel CRM ma in un’apposita tabella di risultato, dove tutte le componenti dell’indirizzo, ottenute pulite e corrette, vengono salvate al fine non solo di arricchire le informazioni del CRM attuale, ma anche per poter essere utilizzate su qualsiasi futuro CRM proposto dal mercato. È stata questa motivazione che ci ha portato alla scelta di avere una tabella di risultato e non di scrivere direttamente sul CRM: la possibilità di avere un indirizzo completissimo (anche oltre le nostre necessità attuali) su cui poter contare anche per gli applicativi futuri, senza dover nuovamente effettuare chiamate alle API. Rimane escluso, ovviamente, il delta degli indirizzi entrati o modificati successivamente alla nostra operazione, numeriche comunque gestibili e limitate.

 

4) Ottenuto il completamento della normalizzazione per la country in oggetto, può essere definita l’azione da compiere con l’indirizzo completo appena ottenuto, effettuando l’update direttamente verso il database del CRM, se soluzione on-premise (come nel nostro caso). In alternativa, se la destinazione è una soluzione on-cloud, mediante sviluppo di specifico connettore software dalla tabella di risultato alle API dell’applicazione, o mediante generazione di file Excel di update, da sottoporre all’applicazione di destinazione.

 

Interessante prerogativa di questa soluzione è anche l’operazione di data enrichment effettuata sull’indirizzo: partendo semplicemente da via, numero civico e comune, saremo in grado di completare il nome della via se carente o correggerlo se con errori grammaticali, risolvere CAP, coordinate geografiche, provincia e regione e integrare il nuovo Plus Code Google: un breve codice alfanumerico che sintetizza le coordinate. Inoltre, come già anticipato, avremo anche l’indicatore di attendibilità e precisione dell’indirizzo, su una scala di quattro valori, che può essere molto utile per decidere se considerare o meno valido l’indirizzo, e in caso positivo, se abbastanza affidabile per una spedizione.

Struttura di un Plus Code

È stata successivamente introdotta la possibilità di caricare gli indirizzi da elaborare direttamente da interfaccia, mediante un file Excel, e – successivamente all’operazione di normalizzazione – di scaricare il file Excel con gli indirizzi elaborati. Questa opzione rende praticamente universale il dato elaborato dal Normalizzatore, perché grazie al file Excel, o CSV, può essere poi importato nella quasi totalità delle applicazioni e database.

La soluzione è flessibile e potrebbe essere adattata per scrivere direttamente il risultato sul CRM. In questo modo si potrebbe configurare la sua esecuzione in automatico, e tutti gli indirizzi presenti e futuri, se non già precedentemente processati, verrebbero automaticamente sottoposti a Google ed arricchiti delle informazioni mancanti.

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