18 giugno 2025
Automazione e Personalizzazione con Google Apps Script
a cura di Roberto Carlomagno
Roberto è
Nella realtà aziendale, non è raro che le organizzazioni, soprattutto quelle che desiderano soluzioni rapide e a costo contenuto, si affidino a strumenti gratuiti e smart come Google Workspace. Prodotti come Google Sheets, Docs, Drive, e Calendar si sono diffusi proprio perché offrono una soluzione flessibile, intuitiva e facilmente accessibile, senza la necessità di adottare gestionali complessi e costosi.
Tuttavia, con l’uso crescente di questi strumenti, emerge presto la necessità di ridurre al minimo le attività manuali, specialmente quando si tratta di compiti ripetitivi. Ed è qui che entra in gioco Google Apps Script: una piattaforma cloud che permette di automatizzare processi, integrare applicazioni e personalizzare le funzionalità di Google Workspace. Grazie alla sua semplicità, Apps Script consente a sviluppatori (anche non esperti) di creare soluzioni rapide ed efficaci per aumentare la produttività e ottimizzare i flussi di lavoro.
In questo articolo condividerò le esperienze più rilevanti che ho maturato lavorando su processi di automazione, descrivendo casi pratici concreti e mostrando come questo strumento possa diventare un alleato prezioso per il lavoro quotidiano.
Automazione di attività con Apps Script: Casi pratici
Tra i numerosi scenari d’uso che Google Apps Script offre, l’automazione dei processi è senza dubbio quello che mi ha coinvolto maggiormente nel mio lavoro quotidiano.
Sebbene altre funzionalità, come la creazione di add-on o l’integrazione di API esterne, siano altrettanto potenti e importanti, in questo documento mi concentrerò sugli esempi concreti di automazione che ho implementato.
Questi esempi rappresentano attività che affrontano esigenze comuni, come il trasferimento di dati, la compilazione automatica, il controllo e la verifica delle informazioni, l’integrazione con API esterne e l’invio di email automatizzate come promemoria. Non si tratta di un elenco esaustivo delle possibilità offerte da Apps Script, ma di un approfondimento pratico su come questo strumento possa essere utilizzato per migliorare efficienza e produttività.
1. Trasferimento di dati tra Google Sheets
Un esempio utile è copiare dati da un foglio sorgente a uno di destinazione, applicando logica condizionale per trasferire solo le righe che rispettano determinati criteri.
Codice esempio:
function trasferisciDatiConFiltro() {
const sorgente = SpreadsheetApp.openById('ID_DEL_FOGLIO_SORGENTE');
const destinazione = SpreadsheetApp.openById('ID_DEL_FOGLIO_DESTINAZIONE');
const foglioSorgente = sorgente.getSheetByName('Foglio1');
const foglioDestinazione = destinazione.getSheetByName('Foglio2');
const datiSorgente = foglioSorgente.getDataRange().getValues();
const datiFiltrati = [];
// Itera sulle righe (partendo dalla riga 2 per saltare l'intestazione)
for (let i = 1; i < datiSorgente.length; i++) {
const riga = datiSorgente[i];
const valoreTest = riga[1]; // Supponiamo che il valore sia nella colonna 2
// Esempio di test su valore numerico
if (valoreTest > 100) {
datiFiltrati.push(riga); // Trasferisci la riga se rispetta il criterio
}
}
// Scrive i dati filtrati sul foglio di destinazione
if (datiFiltrati.length > 0) {
foglioDestinazione.getRange(
foglioDestinazione.getLastRow() + 1, 1, datiFiltrati.length,
datiFiltrati[0].length
).setValues(datiFiltrati);
}
}
Automazione di attività con Apps Script: Casi pratici
Tra i numerosi scenari d’uso che Google Apps Script offre, l’automazione dei processi è senza dubbio quello che mi ha coinvolto maggiormente nel mio lavoro quotidiano.
Sebbene altre funzionalità, come la creazione di add-on o l’integrazione di API esterne, siano altrettanto potenti e importanti, in questo documento mi concentrerò sugli esempi concreti di automazione che ho implementato.
Questi esempi rappresentano attività che affrontano esigenze comuni, come il trasferimento di dati, la compilazione automatica, il controllo e la verifica delle informazioni, l’integrazione con API esterne e l’invio di email automatizzate come promemoria. Non si tratta di un elenco esaustivo delle possibilità offerte da Apps Script, ma di un approfondimento pratico su come questo strumento possa essere utilizzato per migliorare efficienza e produttività.
1. Trasferimento di dati tra Google Sheets
Un esempio utile è copiare dati da un foglio sorgente a uno di destinazione, applicando logica condizionale per trasferire solo le righe che rispettano determinati criteri.
Codice esempio:
Esempio di giornata:
Obiettivo: completare Task 2.
- CALL
- SVILUPPO (Task 2)
- IMPREVISTI
- CALL
- SVILUPPO (Task 2)
- SVILUPPO (Task 2)
- TESTING (Task 2)
- TESTING (Task 2)
Osservazioni:
Non sempre riuscivo a “salvare” la mezz’ora libera prevista.
Le call impreviste avevano un impatto importante sulla pianificazione.
Anche se completavo i task in tempo per la release, spesso l’obiettivo giornaliero veniva raggiunto più tardi del previsto.
Quarta e quinta settimana: pianificazione avanzata
Abbiamo introdotto ulteriori miglioramenti:
Pianificazione oraria per i task settimanali.
Stima preventiva di quanti pomodori dedicare a ciascun task.
Confronto tra stime e tempo effettivamente impiegato.
Conteggio dei TAG per visualizzare quali attività occupavano più tempo.
Introduzione di limiti di durata per le call non prioritarie.
Esempio di stima vs. realtà
| Task | Pomodori Stimati | Pomodori Effettivi |
|---|---|---|
| Task 1 | 1 | 1 |
| Task 2 | 2 | 2 |
| Task 3 | 2 | 4 |
| Task 4 | 3 | 4 |
| Task 5 | 1 | 2 |
| Task 6 | 4 | 4 |
| Task 7 | 2 | 2 |
| Task 8 | 8 | 10 |
Conteggio TAG (quarta settimana):
Principali scoperte:
La mia stima dei tempi di TESTING era stata troppo ottimistica → da correggere per le pianificazioni future.
Visualizzare i TAG con un grafico a torta è stato molto utile per avere un’idea chiara della distribuzione delle attività.
Conclusioni
Il tracking costante del tempo e la sua rappresentazione visiva mi hanno permesso di identificare aree su cui lavorare per migliorare il mio time management:
Evitare lunghe sessioni senza pause.
Definire obiettivi giornalieri per tutta la settimana.
Pianificare con più attenzione i tempi di testing.
Limitare il tempo dedicato ad attività secondarie.
Tenere conto che imprevisti e urgenze possono assorbire circa il 20% del tempo settimanale → pianificare solo sull’80% restante.
Questi spunti di miglioramento sono ovviamente personali, ma il metodo del pomodoro si è rivelato uno strumento molto valido per aumentare la consapevolezza e l’efficacia nella gestione del tempo.
Lo consiglio a chiunque voglia ottimizzare la propria organizzazione e trovare nuovi margini di miglioramento.
